6 Masalah Tak Terhindarkan Saat Menggunakan Spreadsheet untuk Membuat Estimasi

Spreadsheet elektronik sudah digunakan jauh lebih lama dari yang Anda kira.Faktanya, LANPAR, perangkat lunak pertama, telah dikembangkan pada tahun 1969 untuk Bell Canada dan AT&T.Sejak saat itu, sudah tak terhitung lagi berapa banyak estimasi yang dihitung menggunakan spreadsheet.Namun, meski Excel serta spreadsheet lainnya telah menjadi pilihan terbaik selama beberapa dekade, mereka tidak memiliki sejumlah fungsi penting.Artinya, mengandalkannya untuk membuat estimasi dapat berisiko terhadap profitabilitas Anda.Untuk mengetahui alasannya, baca enam masalah tak terhindarkan berikut.

1.Spreadsheet lebih rentan terhadap kesalahan

Penelitian menunjukkan bahwa setiap sel dalam spreadsheet memiliki risiko kesalahan sebesar 1% s/d 5%.Jika Anda menjumlahkan total sel dalam sebuah spreadsheet tunggal, Anda dapat melihat betapa signifikannya kesalahan ini.Kemudian, pertimbangkan bahwa orang kerap bekerja dengan beberapa sheet, sehingga tak heran jika 9 dari 10 spreadsheet diperkirakan mengandung kesalahan.Sederhananya, kesalahan dalam spreadsheet mudah dibuat, tetapi sulit untuk ditemukan.Faktanya, dalam sembilan percobaan berbeda, hanya 60% kesalahan dalam spreadsheet yang berhasil ditemukan.

2.Spreadsheet tidak meninggalkan jejak audit

Ketika kesalahan hampir terjadi tanpa bisa dihindari, Anda kerap bertanya-tanya mengapa dan bagaimana kesalahan tersebut dapat terjadi.Perubahan yang disengaja dapat memiliki risiko yang sama. Terkadang, angka untuk sebuah estimasi perlu diubah, artinya nilai yang telah diubah akan dilanjutkan dalam estimasi selanjutnya tanpa penjelasan.Tidak mengetahui sumber dari kesalahan tersebut memungkinkannya terulang kembali.Terlebih lagi, ini mempersulit Anda dalam menjaga agar rantai produksi bebas dari biaya tambahan serta kesalahan.Ini adalah sebuah masalah, terutama jika Anda mempertimbangkan betapa pentingnya pelacakan kesalahan bagi tujuan pembelajaran dan memperjelas biaya yang dapat dicegah di masa mendatang.

3.Sulitnya melakukan perubahan

Saat Anda bekerja dengan spreadsheet, menguji opsi yang berbeda serta melakukan perubahan dapat memakan waktu dan tidak fleksibel.Pilihan yang paling memungkinkan adalah mengerjakan beberapa spreadsheet sekaligus untuk menampilkan perbandingan.Namun, di tingkat proyek, spreadsheet akan memperlambat dan mempersulit proses serta rentan terhadap kesalahan.Saat beberapa orang bekerja secara bersamaan, pelacakan perubahan, dari satu perubahan ke perubahan lain, dan di sheet yang berbeda, akan menjadi lebih sulit, seberapa pun bagusnya peningkatan dalam hal kolaborasi pada spreadshet berbasis web.

4.Sheet mudah rusak

Spreadsheet tidak dinamis.Saat membuat sebuah estimasi lengkap, Anda perlu mengonsolidasikan sejumlah spreadsheet.Jika Anda memiliki beberapa sheet, mungkin sekali ada kesalahan spasi, format yang tidak tepat, atau angka yang keliru.Bahkan, sebelum Anda menyadarinya, Anda akan menerima pesan ERROR! di seluruh sheet dan Anda tidak tahu harus memulai dari mana untuk menguraikan masalah tersebut.Sayangnya, sebelum masalah tersebut dapat ditangani, Anda tidak akan memiliki estimasi.

5.Potensi yang belum dimanfaatkan

Ketika menginput data ke dalam spreadsheet, kurang bermanfaat bagi kerja tim karena pada dasarnya, anda mencurahkan keahlian satu orang dalam sebuah dokumen, tanpa memperoleh manfaat bekerja bersama atau berbagi pengetahuan.Jika orang tersebut meninggalkan perusahaan, Anda akan kesulitan menguraikan proses berpikir di balik angka-angka serta formula yang ada. Di samping itu, anda juga sangat bergantung pada seorang estimator, ketika seharusnya anda memiliki tim yang konsisten untuk mengerjakannya.

6.Uang terbuang sia-sia

Tidak efektif, tidak akurat, dan tidak fleksibel - segala hal di atas akan mengakibatkan biaya tambahan yang semestinya dapat dihindari.Ini bukan karena satu faktor saja.Dengan jumlah spreadsheet, sel, dan perhitungan dalam satu proyek saja, terdapat risiko akumulasi biaya yang lebih besar untuk membayar perbaikan, langkah tambahan, dan lebih banyak tenaga.

Estimasi semestinya dilakukan dengan cepat, konsisten, dan dengan tingkat akurasi setinggi mungkin.Sayangnya, mengandalkan spreadsheet membuat tujuan tersebut lebih sulit dicapai. Seperti yang sudah kita lihat, ada banyak kemungkinan salah langkah yang dapat terjadi dalam penggunaan spreadsheet untuk membuat estimasi. Ini akan sangat berisiko. 

Previous Article
Cara Estimator Baja Membantu Anda Mengoptimalkan Keseluruhan Alur Kerja Pabrikasi
Cara Estimator Baja Membantu Anda Mengoptimalkan Keseluruhan Alur Kerja Pabrikasi

No More Articles